ОПИСАНИЕ SPEEDINVOICE
Как работает SpeedInvoice
Начало работы
Для каких операций не подходит SpeedInvoice
СЧЕТА-ФАКТУРЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ЦЕНЫ
Создание счетов-фактур и предложений цены
Изменение счетов-фактур и предложений цены
Кредитовое авизо
Как работает электронная почта
НДС и другие налоги
Вложения
ПЛАТЕЖИ
Изменение информации об оплате счета-фактуры
Запись платежа
Отправление квитанции
Отправление напоминания или выписки по клиенту
КЛИЕНТ
Создание клиента
Импорт клиента
Удаление клиента
ПОЗИЦИИ
Стоимость позиции
Импорт позиций
Удаление позиций
ОТЧЁТЫ О ПРОДАЖАХ И НДС
Отчеты о продажах и НДС
Экспорт данных в формат Excel или CSV
НАСТРОЙКИ И ПОДПИСКА
О компании
Изменение информации о компании и терминологии для НДС
Настройки компании
Обновить данные
Фоновое изображение, логотип и подпись
Изменение формата счёта-фактуры или предложения цены
Изменение серий номеров
Создание дополнительных пользователей
Создание нескольких компаний
Взимается ли плата за пользование SpeedInvoice
Покупка подписки
Отмена подписки
ПОМОЩЬ
Мне нужна помощь с кодом компании, логином или паролем
Мои данные неверны
Я потерял свой телефон или планшет
Я изменил информацию о клиенте, но ничего не произошло
Я включил или выключил НДС, но он по-прежнему ошибочен
Я не получаю номера счетов-фактур или предложений цены
Проблемы синхронизации
Перенумерация счёта-фактуры
У меня пропали номера счетов-фактур
Я не могу найти копию своего электронного сообщения
Мой клиент не получил моё электронное сообщение
Я сделал запрос на новый пароль, но не получил его
Я хочу внести изменения в формат счёта-фактуры или ценового предложения
Неверный формат данных
Изменение информации об оплате счета-фактуры
Изменение кода компании
Нет подключения к серверу
Мой логотип слишком маленький или большой
Мне нужно три или четыре десятичных знака
Поставщики и реестр
Безопасность
Я хочу внести изменения в SpeedInvoice
ОБЩИЙ РЕГЛАМЕНТ ПО ЗАЩИТЕ ДАННЫХ (GDPR)
Описание GDPR
Доступ к данным для Ваших клиентов
Клиент хочет удалить свои данные
ОПИСАНИЕ SPEEDINVOICE
Как работает SpeedInvoice
SpeedInvoice состоит из двух компонентов: приложение, доступное в Apple App Store или Google Play, и веб-сервис по адресу www.speedinvoice2.net.
Начало работы
Скачайте SpeedInvoice из Google Play или Apple App Store на свой телефон или планшет. При первом запуске приложения нажмите «Создать учетную запись». Вы можете получить доступ к SpeedInvoice со своего компьютера, войдя на сайт www.speedinvoice2.net, используя Explorer, Chrome, Safari и т. д.
Для каких операций не подходит SpeedInvoice
SpeedInvoice - это система составления счетов, она не обрабатывает инвентаризацию или складирование.
Подписка на SpeedInvoice имеет ограничения:
- до десяти пользователей,
- до 2000 счетов-фактур и ценовых предложений в год,
- до 2000 позиций или клиентов.
Обратитесь в службу поддержки support@speedinvoice.net, если Вы превысили любое из вышеуказанных требований.
СЧЕТА-ФАКТУРЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ЦЕНЫ
Создание счетов-фактур и предложений цены
Работа с предложением цены и счётом происходит одинаково. Откройте в приложении меню счёта или предложения цены и нажмите «+». Если у Вас нет клиента, нажмите «+», или выберите клиента.
-Вы можете создать счёт-фактуру, просто набрав текст и нажав «Сумма к оплате», чтобы установить цену.
-Добавьте позицию в счёт-фактуру, нажав «Добавить позицию» или «+». Если Вам нужно создать новую позицию, нажмите «+» после открытия списка позиций.
-Вы можете добавить текст в счёт-фактуру, чтобы объяснить, что именно было произведено. Эта информация может занимать не более 6 строк, если вы используете позиции в своем счёте-фактуре, в ином случае ограничений нет.
-Нажмите на информацию о данных, чтобы исправить дату счёта-фактуры или срок оплаты,
- Измените конфигурацию НДС для счёта-фактуры (чтобы сделать это, нажмите на сумму),
- Установив цену через «Сумму к оплате», Вы устанавливаете фиксированную цену (если Вы хотите изменить количество товаров или не используете никаких товаров)
- Если Вы хотите кредитовать позицию, укажите количество продаж, поставив в начале знак «-».
- Добавьте изображение или вложение (Вы можете добавлять вложение только через сайт www.speedinvoice2.net).
- Добавьте позиции, нажав «+» в веб-сервисе, или нажав «Добавить позицию» в приложении. При добавлении товара Вы можете написать более подробный текст, чтобы уточнить продукты или услуги, предоставляемые с каждой позицией.
При создании счёта-фактуры Вам доступны функции, которые отображаются на экране в виде иконок или в меню приложения:
-Предварительный просмотр (щёлкните на значок печать в веб-сервисе),
-Печать,
-Отправить по электронной почте,
-Копия (Вы можете изменить клиента, позиции и цену),
-Удалить (в большинстве случаев лучше менять клиента, позиции и т. д. в счёте-фактуре, так как Вы получите неполные серии номеров при полном удалении),
Пользователи Android также могут воспользоваться функцией «Поделиться», с помощью которой Вы можете отправить счёт-фактуру через другое приложение или в формате SMS, и Ваши клиенты смогут расписаться на Вашем телефоне и "Заметки" (добавьте заметку в документ и установите напоминание в своём календаре).
Пожалуйста, попробуйте сделать несколько счетов-фактур, чтобы понять, как работает SpeedInvoice, затем удалите их. Номера счетов можно изменить на странице www.speedinvoice2.net в разделе «Настройки».
Изменение счетов-фактур и предложений цены
Внести какие-либо изменения можно одним нажатием. Если Вы хотите изменить настройки НДС, нажмите на цифру в верхней части экрана. Вы не можете изменить счёт-фактуру, изменив запись клиента или позиции, Вам нужно изменить информацию в документе.
Вы можете изменить свои настройки НДС, перейдя в "Настройки", "Настройки компании", "НДС". Если Вы создали счёт-фактуру или предложение цены без НДС, и Вам необходимо включить НДС, необходимо активировать НДС, удалить счёт или предложение цены и создать его заново.
Кредитовое авизо
Если Вы хотите кредитовать позицию, укажите количество продаж со знаком минус спереди «-».
Как работает электронная почта
Если Вы отправляете электронное письмо со своего телефона или компьютера, оно отправляется не Вашим почтовым клиентом, а нашим сервером. Когда клиент ответит на письмо, вы получите ответ. Если Вы хотите получить копию всех отправленных Вами писем, перейдите в «Настройки», «Настройки компании», «Электронная почта», «Присылать мне копии всех писем со счетами-фактурами» или «Присылать мне копии всех писем с ценовыми предложениями».
В обзоре веб-сервиса можно увидеть дату отправления сообщения. В приложении Вы видите маленький синий конверт.
Если Вы работаете через Android, вы также можете выбрать «Поделиться». Это позволит Вам отправлять счёт-фактуру или предложение цены через Ваш почтовый клиент. Вложения не будут отправлены, только счёт-фактура или предложение цены.
Если Ваш клиент сообщил, что электронное письмо не получено, проверьте, правильно ли указан адрес электронной почты, убедитесь, что Вы не получали сообщение об отказе и попросите клиента проверить спам-фильтр.
НДС и другие налоги
Вы можете изменить свои настройки НДС, выбрав «Настройки», «Настройки компании», «НДС». Если Вы создали счёт-фактуру без НДС, Вам необходимо включить НДС, удалить счёт-фактуру и создать её заново.
Подоходный налог - это налог, при котором сумма по счёту-фактуре не взимается с клиента, а оплачивается клиентом в налоговую службу. Если Вы используете подоходный налог, создайте позицию и устанавливаете НДС на 0%. Добавьте эту позицию с количеством продаж "-1" и расчётной суммой подоходного налога в качестве цены.
Вложения
В веб-сервисе в разделе "Настройки" Вы можете добавить вложения в SpeedInvoice, нажав «Прикрепить изображения/файлы», или создать стандартизованное вложение, которое будет добавляться каждый раз.
ПЛАТЕЖИ
Изменение информации об оплате счета-фактуры
Если Вы хотите изменить информацию о платежах в своем счёте-фактуре, перейдите в «Настройки», «Настройки компании», «Счета-фактуры», «Информация об оплате счета-фактуры».
Запись платежа
Вы можете записывать только платёж по счёту, но не по предложению цены или клиенту. Если Вы работаете через веб-сервис, нажмите "+" в нижней части экрана. Если Вы работаете через приложение, откройте счёт-фактуру и выберите «Платежи».
Перейти на страницу
Отправление квитанции
Когда Вы зарегистрировали платёж для счёта-фактуры, Вы можете отправить квитанцию, выбрав «Печать» или «Электронная почта», «Квитанция».
Отправление напоминания или выписки по клиенту
Вы можете отправить напоминание, выбрав «Печать» или «Электронная почта», «Напоминание о счете-фактуре». Чтобы отправить выписку по клиенту, откройте запись клиента и выберите «Выписка».
КЛИЕНТ
Создание клиента
Единственная необходимая информация - это имя клиента. Если Вы хотите добавить информацию, которая не является частью нашей информации, нажмите «Дополнительная информация».
Импорт клиента
1. Войдите в систему по адресу www.speedinvoice2.net с компьютера
2. Перейдите в раздел «Клиенты», «Экспорт клиентов» и экспортируйте как минимум одного клиента в Excel. Если у Вас их нет, создайте вручную
3. Добавьте новых клиентов в таблицу. Единственное обязательное поле - имя.
4. Для импорта перейдите в «Клиенты», «Импортировать клиентов».
Чтобы импортировать клиента с номерами клиента, необходимо:
1. Войти с компьютера в систему по адресу www.speedinvoice2.net
2. Перейти в «Настройки», «Серии номеров», где Вы установите следующий номер на текущий самый низкий номер клиента.
3. Перейти в раздел «Клиенты», «Создать клиента» и создать клиента с самым низким номером клиента.
4. Перейти в раздел «Клиенты», «Экспорт клиентов» и экспортировать как минимум одного клиента в Excel.
5. Добавить своих клиентов в электронную таблицу.
6. Затем перейти в раздел «Клиенты», «Импортировать клиентов».
Удаление клиента
Если Вы хотите удалить клиента, перейдите на сайт www.speedinvoice2.net с компьютера или планшета (текст слишком маленький для телефона). Вы не можете удалить клиента, если у него есть предложения цены или счета-фактуры.
В приложении можно деактивировать клиента, но не удалить его. Отключенный клиент не будет отображаться в списке клиентов при создании предложения цены или счёта-фактуры.
ПОЗИЦИИ
Стоимость позиции
Вы можете указать стоимость позиции при её создании. Эта стоимость используется для расчёта рентабельности.
Импорт позиций
1. Войдите в систему по адресу www.speedinvoice2.net с компьютера
2. Перейдите в раздел «Позиции», «Экспортировать позиции», экспортируйте как минимум одну позицию в Excel. Если у Вас их нет, создайте вручную
3. Добавьте новые позиции в таблицу. Единственное обязательное поле - имя.
4. Для импорта перейдите в раздел «Позиции», «Импортировать позиции».
Удаление позиций
Если Вы хотите удалить позицию, перейдите на сайт www.speedinvoice2.net с компьютера или планшета (текст слишком маленький для телефона). Вы не можете удалить позицию, если у неё есть предложения цены или счета-фактуры.
Вы можете деактивировать позицию в приложении, но не удалить её. Деактивированная позиция не будет отображаться в списке позиций при создании предложения цены или счёта-фактуры.
ОТЧЁТЫ О ПРОДАЖАХ И НДС
Отчёты о продажах и НДС
В SpeedInvoice есть несколько заготовок отчётов, которые доступны через веб-сервис или устройство Android.
Экспорт данных в формат Excel или CSV
Вы можете экспортировать данные о счетах-фактурах, предложениях цены, клиентах, позициях и единицах продаж, войдя с компьютера на сайт www.speedinvoice2.net.
НАСТРОЙКИ И ПОДПИСКА
О компании
Информация о Вашей компании находится в разделе «Настройки», «О компании». Если Вы хотите добавить информацию, которая не является частью нашей информации, нажмите «Дополнительная информация».
Изменение информации о компании и терминологии для НДС
Если термин, который мы называем НДС, неверный, перейдите в «Настройки», «Ставки НДС» и отредактируйте названия и налоговые ставки. Если в Вашей стране другая терминология для регистрационного номера НДС или регистрационного номера компании, не вносите никаких изменений в эти поля. Вместо этого добавьте правильный термин и идентификатор в поле «Дополнительная информация» в разделе «О компании».
Настройки компании
В настройках компании Вы контролируете работу приложения. Попробуйте внести изменения, Вы всегда можете их сбросить.
Обновить данные
После обновления данных на Ваш телефон будет отправлена копия данных, которые хранятся на веб-сервисе. Не используйте эту функцию без необходимости, иначе все несохранённые данные будут утрачены. Используйте её, когда:
- Вы приобрели подписку, но приложение всё ещё просит Вас купить ее (сначала подождите пять минут).
- Ваши данные на телефоне или планшете повреждены.
- У Вас есть проблема синхронизации, которую Вы не можете исправить.
Фоновое изображение, логотип и подпись
На сайте www.speedinvoice2.net Вы можете выбрать фоновое изображение для своих счетов-фактур и предложений цены, добавить логотип и загрузить свою подпись для документов.
Изменение схемы счёта-фактуры или предложения цены
Вы можете управлять некоторыми форматами документов через раздел «Настройки», «Настройки компании». Если Вам нужны иные незначительные изменения, свяжитесь с нами, написав на support@speedinvoice.net. Одна индивидуальная схема стоит от 110 долларов США.
Изменение серий номеров
Войдите на страницу www.speedinvoice2.net, чтобы изменить серии номеров для счетов-фактур, предложений цены и клиентов. Перейдите в "Настройки" и "Серии номеров". Если Вы хотите начать с 1, удалите сделанные счета-фактуры.
Если Вы хотите перезапустить серии номеров счета-фактуры в начале года, начните с первых двух номеров, обозначающих год, затем добавьте четыре нуля.
Создание дополнительных пользователей
В SpeedInvoice у Вас есть возможность создовать дополнительных пользователей. Создавая пользователя, Вы можете выбрать один из трёх вариантов:
Администратор - этот пользователь имеет доступ ко всему в SpeedInvoice
Пользователь - этот пользователь может делать всё, кроме внесения изменений в настройки
Только просмотр - этот пользователь может только просматривать информацию в SpeedInvoice, но не может ничего создавать или изменять
Создание нескольких компаний
Вы можете создать столько компаний, сколько Вам необходимо, нажав «Создать учетную запись» на странице входа в приложение. Вы получаете скидку 30% на все последующие компании, если Вы покупаете годовую подписку и оплачиваете через PayPal, связавшись с нами через support@speedinvoice.net.
Перейти на страницу
Взимается ли плата за пользование SpeedInvoice
Вы можете не покупать подписку, пользуясь пробной версией SpeedInvoice. Если Вы хотите использовать SpeedInvoice после истечения срока пользования пробной версией, Вам необходимо приобрести подписку. Если нет, Ваши данные через некоторое время будут удалены.
Покупка подписки
Вы получите лучшую цену за месячную или годовую подписку, если Вы с компьютера или планшета (текст слишком мал с телефона) зайдёте на сайт www.speedinvoice2.net/subscription/purchase. Приобретая годовую подписку, Вы экономите 50% по сравнению с месячной подпиской.
Чтобы купить подписку, Вам необходима кредитная или дебетовая карта. Если у Вас ёё нет, Вы можете приобрести карточку предоплаты (найдите в сети).
Вы также можете оплатить годовую подписку через PayPal. Отправьте адрес электронной почты, зарегистрированной в PayPal, на адрес support@speedinvoice.net, и сделайте запрос на счёт-фактуру. Вы можете бесплатно создать учетную запись PayPal по ссылкеwww.paypal.com.
Google и Apple продают месячные подписки через покупку приложений, но они дороже. Пожалуйста, обратите внимание, что они не принимают подарочные карты для оплаты подписки.
К сожалению, Вы не можете оплатить подписку через банковский перевод, так как подписка обрабатывается автоматически.
Отмена подписки
Сначала проверьте, где Вы приобрели свою подписку, перейдя по ссылке: www.speedinvoice2.net/subscription/showCurrent. Если Вы приобрели её в Google или Apple, ищете в сети «Отмена подписки на Google Play» или «Отмена подписки на Apple App Store». Если Вы купили подписку у нас, Вы можете отменить её по ссылке: www.speedinvoice2.net/subscription/cancel.
ПОМОЩЬ
Мне нужна помощь с кодом компании, логином или паролем
Нажмите на "Проблемы с входом в приложение" на экране входа в приложение.
Код компании будет отправлен на адрес электронной почты зарегистрированной компании. Имя пользователя и пароль будут отправлены на адрес электронной почты, зарегистрированной на имя пользователя; этот адрес может отличаться от адреса электронной почты компании.
Мои данные неверны
Если Вы не получаете номеров счетов-фактур или предложений цены на свой телефон, возможно, у Вас плохое подключение к Интернету. Пожалуйста, проверьте связь.
Если у Вас возникли проблемы синхронизации, перейдите в нижнюю часть меню и исправьте проблему. Если Вы не можете исправить проблему, нажмите «Обновить данные». После обновления данных будет сделана копия данных, хранящихся на веб-сервисе. Счета-фактуры и предложения цены без номеров будут утеряны.
Я потерял свой телефон или планшет
Скачайте приложение через App Store и войдите в систему. Пока у Вас нет нового устройства, Вы можете продолжать работу через сайт www.speedinvoice2.net.
Я изменил информацию о клиенте, но ничего не произошло
Вы не можете изменить счёт-фактуру, изменив запись клиента или позиции, Вам нужно изменить информацию в документе.
Я включил или выключил НДС, но он по-прежнему ошибочен
Вы можете изменить свои настройки НДС, выбрав «Настройки», «Настройки компании», «НДС». Если Вы создали счёт-фактуру или предложение цены без НДС, и Вам необходимо включить НДС, необходимо активировать НДС, удалить счёт или предложение цены и создать его заново.
Я не получаю номера счетов-фактур или предложений цены
Если Вы не получаете номера счетов-фактур или предложений цены на свой телефон или планшет, возможно, у Вас плохое подключение к Интернету. Пожалуйста, проверьте связь.
Если у Вас есть проблемы синхронизации, перейдите к нижней части меню телефона или планшета и исправьте обнаруженную проблему.
Если Вы не можете исправить проблему, нажмите «Обновить данные». После обновления данных будет сделана копия данных, хранящихся на веб-сервисе. Счета и предложения цены без номеров будут потеряны, и Вам нужно будет делать их заново.
Перейти на страницу
Проблемы синхронизации
Если у Вас есть проблемы синхронизации, перейдите к нижней части меню телефона или планшета и исправьте обнаруженную проблему.
Если Вы не можете исправить проблему, нажмите «Обновить данные». После обновления данных будет сделана копия данных, хранящихся на веб-сервисе. Счета и предложения цены без номеров будут потеряны, и Вам нужно будет делать их заново.
Перенумерация счёта-фактуры
Вы не можете перенумеровать счёт-фактуру, но мы можем внести изменения за Вас. Это стоит 40 долларов США.
У меня пропали номера счетов-фактур
При удалении счетов-фактур теряются номера Ваших инвойсов. Вы не можете перенумеровать счёт-фактуру, но мы можем внести изменения за Вас. Это стоит 40 долларов США.
Я не могу найти копию своего электронного сообщения
Если Вы отправляете электронное письмо со своего телефона или компьютера, оно отправляется не Вашим почтовым клиентом, а нашим сервером. Когда клиент ответит на письмо, вы получите ответ. Если Вы хотите получить копию всех отправленных Вами писем, перейдите в «Настройки», «Настройки компании», «Электронная почта», «Присылать мне копии всех писем со счетами-фактурами» или «Присылать мне копии всех писем с ценовыми предложениями».
В обзоре веб-сервиса можно увидеть дату отправления сообщения. В приложении Вы видите маленький синий конверт.
Если Вы работаете через Android, вы также можете выбрать «Поделиться». Это позволит Вам отправлять счёт-фактуру или предложение цены через Ваш почтовый клиент. Вложения не будут отправлены, только счёт-фактура или предложение цены.
Если Ваш клиент сообщил, что электронное письмо не получено, проверьте, правильно ли указан адрес электронной почты, убедитесь, что Вы не получали сообщение об отказе и попросите клиента проверить спам-фильтр.
Мой клиент не получил моё электронное сообщение
Если Ваш клиент сообщил, что не получил электронное сообщение, проверьте, правильно ли указан адрес электронной почты, убедитесь, что вы не получали сообщение об отказе и попросите клиента проверить спам-фильтр.
Я сделал запрос на новый пароль, но не получил его
Новый пароль отправляется на адрес электронной почты, зарегистрированной на пользователя, сделавшего запрос на новый пароль. Если Вы зарегистрировали неправильный адрес электронной почты, свяжитесь с нами, написав на support@speedinvoice.net.
Я хочу внести изменения в формат счёта-фактуры или предложения цены
Вы можете управлять некоторыми форматами документов через раздел «Настройки», «Настройки компании». Если Вам нужны иные незначительные изменения, свяжитесь с нами, написав на support@speedinvoice.net. Одна индивидуальная схема стоит от 110 долларов США.
Неверный формат данных
Формат данных определяется языком, который Вы используете. Чтобы изменить язык, перейдите в «Настройки», «О компании».
Изменение информации об оплате счета-фактуры
Если Вы хотите изменить информацию о платежах в своем счёте-фактуре, перейдите в «Настройки», «Настройки компании», «Счета-фактуры», «Информация об оплате счета-фактуры».
Изменение кода компании
Изменить код компании после того, как Вы приняли настройки, невозможно. Этот код не будет виден Вашим клиентам.
Нет подключения к серверу
Если Вы получаете это сообщение об ошибке, работая в приложении, скорее всего, Ваше Интернет-соединение слишком слабое. Вы можете проверить, доступен ли сервер, войдя в систему по адресу www.speedinvoice2.net.
Мой логотип слишком маленький или большой
Ваш логотип может быть не более 92 мм в ширину и 42 мм в высоту. Вы можете отрегулировать размер в этих пределах, добавив или удалив пустое пространство вокруг логотипа перед его загрузкой.
Мне нужно три или четыре десятичных знака
В SpeedInvoice поддерживаются только две десятичные точки.
Поставщики и реестр
В SpeedInvoice обрабатываются поставщики, инвентарь или хранение.
Если Вы хотите увеличить количество заказов, Вы можете создать вторую компанию в SpeedInvoice, зарегистрировать своих поставщиков как заказчиков и переименовать счёт-фактуру или предложение цены на заказ.
Если Вы хотите получить сводку продаж своей позиции, запустите отчёт о позиции.
Безопасность и охрана
После входа на сайт www.speedinvoice2.net, напротив интернет-адреса появится маленький замочек. Зеленый замок означает, что соединение веб-страницы безопасно.
Мы используем серверы Amazon. Узнать больше о безопасности Amazon AWS Вы можете здесь.
Узнать больше о безопасности Apple Вы можете здесь, о безопасности Google здесь.
Я хочу внести изменения в SpeedInvoice
Мы ценим вклад наших клиентов, но мы не можем добавить управление инвентарём, складом или категориями позиций в SpeedInvoice. Вы можете связаться с нами, написав на support@speedinvoice.net
ОБЩИЙ РЕГЛАМЕНТ ПО ЗАЩИТЕ ДАННЫХ (GDPR)
Описание GDPR
Общий регламент по защите данных (GDPR) - это закон ЕС, который призван защищать личную информацию граждан ЕС. Клиенты должны быть проинформированы о нарушении в течение 72 часов после его обнаружения.
Доступ к данным для Ваших клиентов
Организации должны предоставлять заказчикам по запросу записи их персональных данных. В SpeedInvoice у Вас есть возможность предоставить своему клиенту записи его данных, экспортируя предложения цены, счета-фактуры и данные о клиентах из www.speedinvoice2.net.
Клиент хочет удалить свои данные
Вы всегда можете удалить предложения цены, которые Вы сделали для клиента, но счета-фактуры ещё будут храниться в течение требуемого времени.