M41 Help (Dutch-Belgian)

OVERZICHT SPEEDINVOICE

Hoe SpeedInvoice werkt

Er zijn twee componenten voor SpeedInvoice, de app beschikbaar in de Apple App Store of Google Play, en de webservice op www.speedinvoice2.net.

Ga naar index

Download SpeedInvoice van Google Play of de Apple App Store naar uw telefoon of tablet. Wanneer u de app voor de eerste keer start, tikt u op "Account maken". U kunt SpeedInvoice vanaf uw computer openen door in te loggen op www.speedinvoice2.net met Explorer, Chrome, Safari, enz.

Ga naar index

Wanneer is SpeedInvoice niet geschikt

SpeedInvoice is een factureringssysteem, dus het handelt geen voorraad of warehousing af.

Een abonnement op SpeedInvoice heeft beperkingen:
- maximaal tien gebruikers,
- maximaal 2000 facturen en offertes in een jaar,
- een maximum van 2000 items of klanten.
Neem contact op met support@speedinvoice.net als u boven deze beperkingen komt.

Ga naar index

FACTUREN EN OFFERTES

Facturen of offertes maken

Factuur en offertes werken op dezelfde manier. Open het factuur- of offertemenu en tik op '+' in de app. Als u de klant niet hebt, tikt u op "+", anders selecteert u de klant.
-U kunt een factuur maken door alleen een tekst te schrijven en op "Te betalen bedrag" te tikken om de prijs in te stellen.
-Voeg artikelen op de factuur door te tikken op "Artikel toevoegen" of "+". Als u een nieuw artikel wilt maken, tikt u op "+" zodra de artikellijst is geopend.
-U kunt een tekst op de factuur toevoegen om uit te leggen wat er is afgeleverd. Deze informatie kan maximaal 6 regels bevatten als u artikelen op uw factuur gebruikt, anders heeft deze geen maximale lengte.
-Tik op de datuminformatie om de factuurdatum of vervaldatum aan te passen,
- Wijzig de configuratie van de BTW voor de factuur (tik op het bedrag om dit in de app te doen),
- Als u de prijs instelt door te tikken op "Te betalen bedrag", hebt u een vaste prijs ingesteld (als u de som wilt overschrijven van uw gefactureerde artikelen of als u geen artikelen gebruikt)
- Als u een artikel wilt crediteren, vermeldt u de verkoophoeveelheid met een minteken vooraan "-".
- Voeg een afbeelding of bijlage toe ( je kunt alleen een bijlage toevoegen door in te loggen op www.speedinvoice2.net).
- Voeg artikelen toe door op "+" te klikken in de webservice of door op "artikel toevoegen" in de app te tikken. Wanneer u een item toevoegt, kunt u een langere tekst schrijven om de diensten of producten voor elk artikel te verduidelijken.

Functies zijn beschikbaar op het scherm als pictogrammen of in het menu in de app. Wanneer u een factuur aanmaakt, beschikt u over een lijst met functies:
- Preview (klik op het afdrukpictogram in de webservice),
- Print,
- E-mail,
- Kopieer (u kunt de klant, artikelen en de prijzen wijzigen),
- Verwijderen (vaak is het beter om de klant, items etc. te veranderen. op uw factuur omdat u een onvolledige cijferreeks krijgt als u deze verwijdert),
In Android heeft u ook een "Delen-met" functie om uw factuur met andere apps of als sms te verzenden. U kunt uw klanten laten tekenen op uw telefoon en "Notes" (voeg een aantekening toe aan het document en zet een alarm in uw kalender.

Maak een paar facturen op proef om een idee te krijgen hoe SpeedInvoice werkt en verwijder vervolgens deze facturen. U kunt de factuurnummers wijzigen op www.speedinvoice2.net onder "Instellingen".

Ga naar index

Hoe facturen en offertes te wijzigen

Het is gemakkelijk om iets te veranderen, tik er gewoon op. Als u de BTW-instellingen wilt wijzigen, tikt u op het bedrag boven aan het scherm. U kunt een factuur niet wijzigen door klant- of artikelgegevens te wijzigen, u moet de informatie over het document wijzigen.

U kunt uw BTW-instellingen wijzigen door naar "Instellingen" te gaan, vervolgens naar "Bedrijfsinstellingen" en " VAT". Als u een factuur of offerte zonder BTW heeft gemaakt en u BTW moet inschakelen, verwijdert u de factuur of offerte en doet u het opnieuw.

Ga naar index

Creditnota's

Als u een artikel wilt crediteren, vermeldt u de verkoophoeveelheid met een minteken vooraan "-".

Ga naar index

Hoe e-mail werkt

Wanneer u een e-mail vanaf uw telefoon of computer verzendt, is dit niet uw e-mailclient die de e-mail verzendt, maar deze wordt door onze server verzonden. Als een klant op een e-mail reageert, krijgt u die reactie. Als u een kopie van alle verzonden e-mails wilt ontvangen, gaat u naar "Instellingen", "Bedrijfsinstellingen", "E-mail" en "Stuur mij kopieën van alle factuur e-mails" of "Stuur mij kopieën van alle offerte e-mails".

Wanneer u in de webservice kijkt, heeft het overzicht de datum waarop het werd gemaild. In de app heb je een kleine blauwe envelop in het overzicht.

Als je op een Android-telefoon werkt, kun je ook kiezen voor "Delen". Hiermee kunt u de factuur of offerte van uw e-mailclient verzenden. Bijlagen worden niet verzonden; het is alleen de factuur of offerte die wordt gedeeld.

Als uw klant u vertelt dat hij geen e-mail heeft ontvangen, controleer dan of het e-mailadres correct is, of u geen bounce-bericht hebt ontvangen en vraag hen om hun spamfilter te controleren.

Ga naar index

BTW en andere belastingen

U kunt uw BTW-instellingen wijzigen door naar "Instellingen", "Bedrijfsinstellingen" en "BTW" te gaan. Als u een factuur zonder BTW heeft gemaakt, en u moet BTW inschakelen, verwijder dan de factuur verwijderen en doe het opnieuw.

Bronheffing is wanneer een deel van het gefactureerde bedrag niet aan de klant in rekening wordt gebracht, in plaats daarvan wordt door de klant betaald aan het belastingkantoor. Als u bronbelasting gebruikt, maakt u een artikel en stelt u de BTW in op 0%. U voegt dit artikel toe met verkoophoeveelheid "-1" en de berekende waarde van de bronbelasting als prijs.

Ga naar index

Bijlagen

In de webservice kunt u bijlagen toevoegen aan SpeedInvoice door te klikken op "Afbeeldingen / bestanden bijvoegen", of u kunt onder "Instellingen" een gestandaardiseerde bijlage maken die elke keer wordt toegevoegd.

Ga naar index

BETALINGEN

De factuurbetalingsinformatie wijzigen

Als u de betalingsinformatie op uw factuur wilt wijzigen, gaat u naar "Instellingen", "Bedrijfsinstellingen", "Facturen" en "Factuur betalingsinformatie".

Ga naar index

Een betaling registreren

U kunt alleen een betaling tegen een factuur registreren, niet tegen een offerte of een klant. Als u in de webservice werkt, klikt u op de "+" onder aan het scherm. Wanneer u in de app bent, opent u de factuur en selecteert u "Betalingen".
Ga naar index

Een betalingsontvangst verzenden

Wanneer u een betaling voor een factuur hebt geregistreerd, kunt u een ontvangstbewijs verzenden door "Afdrukken" of "E-mail" en vervolgens "Ontvangst" te selecteren.

Ga naar index

Een herinnering of een klantenoverzicht verzenden

U kunt een herinnering verzenden door "Afdrukken" of "E-mail" en vervolgens "Herinnering Factuur" te selecteren. Als u een klantoverzicht wilt verzenden, opent u het klantrecord en selecteert u 'Verklaring'.

Ga naar index

KLANTEN

Nieuwe klant aanmaken

De enige verplichte informatie is een naam voor de klant. Gebruik "Aanvullende informatie" als u informatie wilt toevoegen die geen deel uitmaakt van onze informatie.

Ga naar index

Importeren van klanten

1. Inloggen op www.speedinvoice2.net vanaf een computer
2. Ga naar "Klanten" en "Exporteer klanten" en exporteer ten minste één klant naar Excel. Als u er geen hebt, maakt u er handmatig een.
3. Voeg nieuwe klanten toe in de spreadsheet. Het enige verplichte veld is de naam.
4. Om te importeren gaat u naar "Klanten" en "Klanten importeren".

Om klanten te importeren met klantnummers:
1. Inloggen op www.speedinvoice2.net vanaf een computer.
2. Ga naar "Instellingen" en "Nummerreeks" waar u het volgende nummer instelt op uw huidige laagste klantnummer.
3. Ga naar "Klanten" en "Klant maken" en maak de klant met het laagste klantnummer.
4. Ga naar "Klanten" en "Exporteer klanten" en exporteer ten minste één klant naar Excel.
5. Voeg uw klanten toe aan de spreadsheet.
6. Ga vervolgens naar "Klanten" en "Klanten importeren".

Ga naar index

Klanten verwijderen

Als u een klant wilt verwijderen, gaat u naar www.speedinvoice2.net vanaf een computer of tablet (de tekst is te klein op een telefoon). U kunt een klant niet verwijderen als deze offertes of facturen heeft vastgelegd.

In de app kunt u een klant uitschakelen, maar deze niet verwijderen. Wanneer een klant is uitgeschakeld, worden deze niet weergegeven in de klantenlijst wanneer u een offerte of een factuur maakt.

Ga naar index

ARTIKELEN

Kosten voor een artikel

U kunt de kosten van een artikel aangeven wanneer u er een maakt. De kosten worden gebruikt om de winstgevendheid te berekenen.

Ga naar index

Artikelen importeren

1. Inloggen op www.speedinvoice2.net vanaf een computer
2. Ga naar "Artikelen" en "Export Artikelen" en exporteer minstens één artikelnaar Excel. Als u er geen hebt, maakt u er handmatig een.
3. Voeg nieuwe artikelen toe in de spreadsheet. Het enige verplichte veld is de naam.
Om te importeren ga naar "Artikelen" en "Artikelen importeren".

Ga naar index

Artikel verwijderen

Als u een artikel wilt verwijderen, gaat u naar www.speedinvoice2.net vanaf een computer of tablet (de tekst is te klein op een telefoon). U kunt een item niet verwijderen als er offertes of facturen zijn opgeslagen.

Via de app kunt u een item deactiveren, maar niet verwijderen. Wanneer een item is gedeactiveerd, wordt deze niet in de lijst met items weergegeven wanneer u een offerte of een factuur opmaakt.

Ga naar index

VERKOOP- EN BTW-RAPPORTEN

Verkoop- en BTW-rapporten

SpeedInvoice heeft een aantal kant-en-klare rapporten die u kunt openen via de webservice of een Android-apparaat.

Ga naar index

Exporteer gegevens naar Excel of in CSV-formaat

U kunt factuur-, offerte-, klant-, artikel- en verkoopgegevens exporteren als u zich via een computer bij www.speedinvoice2.net aanmeldt.

Ga naar index

INSTELLINGEN EN ABONNEMENT

Bedrijfsinfo

U hebt informatie over uw bedrijf onder "Instellingen" en "Bedrijfsinformatie". Gebruik "Aanvullende informatie" als u informatie wilt toevoegen die geen deel uitmaakt van onze informatie.

Ga naar index

Veranderen van BTW en bedrijfsinformatie

Als de term die wij BTW noemen onjuist is, ga dan naar 'Instellingen' en 'BTW-tarieven' en bewerk de namen van belastingen en de hoogte van de tarieven, zodat ze correct zijn. Als u in uw land afwijkende voorwaarden hebt voor BTW-registratienummer of bedrijfsregistratienummer, moet u niets invoeren in deze velden. Voeg in plaats daarvan de juiste term en herkenning toe in het veld "Aanvullende informatie" onder "Bedrijfsinformatie".

Ga naar index

Bedrijf instellingen

In bedrijfsinstellingen bepaalt u hoe de app dingen doet. Probeer het uit, u kunt ze altijd opnieuw instellen.

Ga naar index

Gegevens vernieuwen

"Gegevens vernieuwen" zal de gegevens die in de webservice zijn opgeslagen, naar uw telefoon verzenden. Gebruik deze functie alleen als u deze nodig hebt, omdat u niet-opgeslagen informatie kwijtraakt. U gebruikt het wanneer:
- U hebt een abonnement gekocht, maar de app vraagt u nog steeds om er een aan te schaffen (wacht vijf minuten).
- Uw gegevens zijn beschadigd op uw telefoon of tablet.
- U hebt een synchronisatieprobleem dat u niet kunt oplossen.

Ga naar index

Achtergrondafbeelding, logo en handtekening

U kunt inloggen op www.speedinvoice2.net en een achtergrondafbeelding selecteren voor uw facturen en offertes, een logotype toevoegen en uw handtekening voor uw documenten uploaden.

Ga naar index

De layout van de factuur of offerte wijzigen

U kunt een deel van de document layout beheren via "Instellingen" en "Bedrijfsinstellingen". Neem contact op met support@speedinvoice.net als u andere kleinere wijzigingen wilt. De kosten beginnen bij US$ 110 voor een aangepaste layout.

Ga naar index

De nummerreeks wijzigen

Login op www.speedinvoice2.net om de cijferreeks voor facturen, offertes en klanten te wijzigen. Ga naar "Instellingen" en "Nummerreeks". Als u wilt dat het begint met 1, verwijdert u de facturen die u hebt geprobeerd.

Als u de reeks met factuurnummers aan het begin van het jaar opnieuw wilt starten, begint u met de eerste twee nummers die het jaar vastleggen en voegt vervolgens vier nullen toe.

Ga naar index

Extra gebruikers maken

U kunt extra gebruikers maken in SpeedInvoice. Wanneer u een gebruiker aanmaakt, kunt u deze één van de drie rollen toewijzen:
Beheerder - deze gebruiker heeft toegang tot alles in SpeedInvoice
Gebruiker - deze gebruiker kan geen instellingen wijzigen, maar kan verder alles doen
Kijker - deze gebruiker kan alleen de informatie in SpeedInvoice bekijken, maar niets maken of wijzigen

Ga naar index

Meer dan één bedrijf creëren

U kunt zoveel bedrijven aanmaken als u nodig hebt door te tikken op 'Account maken' op de inlogpagina van de app. U krijgt 30% korting op volgende bedrijven als u een jaarabonnement koopt en betaalt met PayPal door contact op te nemen met support@speedinvoice.net.
Ga naar index

Wat kost SpeedInvoice

U doet geen toezegging om een abonnement te kopen door SpeedInvoice te proberen. Als u SpeedInvoice wilt blijven gebruiken nadat uw gratis testperiode is verlopen, moet u een abonnement aanschaffen. Als dit niet het geval is, worden uw gegevens na verloop van tijd verwijderd.

Ga naar index

Een abonnement kopen

U krijgt de beste prijs voor een maand-of jaarabonnement door u aan te melden op www.speedinvoice2.net/subscription/purchase vanaf een computer of tablet (de tekst is te klein vanaf een telefoon). Een jaarabonnement geeft u een besparing van 50% in vergelijking met een maandabonnement.

U hebt een creditcard of betaalpas nodig om een abonnement te kopen. Als u er geen hebt, kunt u een prepaidkaart kopen (zoek daarvoor op internet).

U kunt ook een jaarabonnement kopen met PayPal. Stuur het e-mailadres dat u bij PayPal hebt geregistreerd naar support@speedinvoice.net en vraag om een factuur. U kunt hier gratis een PayPal-account aanmaken www.paypal.com.

Google en Apple verkopen maandelijkse abonnementen via in-app-aankopen, maar dit is duurder. Houd er rekening mee dat ze geen cadeaubonnen accepteren als betaling voor abonnementen.

Helaas kunt u niet betalen voor een abonnement via bankoverschrijving, omdat onze gehele abonnementsadministratie is geautomatiseerd.

Ga naar index

Een abonnement annuleren

Controleer eerst waar u uw abonnement hebt gekocht op www.speedinvoice2.net/subscription/showCurrent. Als u het via Google of Apple hebt gekocht, zoekt u naar "Google Play-abonnement annuleren" of "Apple App Store-abonnement annuleren" op internet. Als u het bij ons hebt gekocht, annuleert u het met deze link www.speedinvoice2.net/subscription/cancel.

Ga naar index

PROBLEMEN OPLOSSEN

Ik heb hulp nodig met mijn bedrijfsnummer, gebruikersnaam of wachtwoord

Tik op "Problemen met inloggen?" op het inlogscherm van de app.

Bedrijfscode wordt verzonden naar het geregistreerde e-mailadres van het bedrijf. De gebruikersnaam en het wachtwoord worden verzonden naar het e-mailadres dat is geregistreerd bij de gebruiker, wat kan verschillen van het e-mailadres van het bedrijf.

Ga naar index

Mijn gegevens kloppen niet

Als u geen factuur- of offertenummers op de telefoon ontvangt, kunt u een slechte internetverbinding hebben. Controleer uw verbinding.

Als u een "synchronisatieprobleem" heeft, kijk dan onderaan in het menu en verhelp het geïdentificeerde probleem. Als u het probleem niet kunt oplossen, tikt u op 'Gegevens vernieuwen'. Gegevens vernieuwen haalt een kopie op van de gegevens die zijn opgeslagen in de webservice. Alle ongenummerde facturen of offertes gaan verloren.

Ga naar index

Ik ben mijn telefoon of tablet kwijt

Download de app vanuit de app store en log in. Totdat u een nieuw apparaat krijgt, kunt u verder werken door in te loggen op www.speedinvoice2.net.

Ga naar index

Ik heb de klantinformatie gewijzigd en er gebeurde niets

U kunt een factuur niet wijzigen door een klant- of artikelrecord te wijzigen, u moet de informatie over het document wijzigen.

Ga naar index

Ik heb de BTW in- of uitgeschakeld, maar het is nog steeds fout

U kunt uw BTW-instellingen wijzigen door naar "Instellingen", "Bedrijfsinstellingen" en "BTW" te gaan. Als u een factuur of offerte zonder BTW heeft gemaakt en u BTW moet inschakelen, verwijdert u de factuur of offerte en doet u het opnieuw.

Ga naar index

Ik krijg geen factuur- of offerte-nummers

Als u geen factuur- of offerte nummers ontvangt op de telefoon of een tablet, kunt u een internetverbinding hebben die niet goed genoeg is. Controleer uw connectiviteit.

Als u een "synchronisatieprobleem" heeft, kijkt u onderaan het menu van de telefoon of tablet en verhelpt u het probleem dat is geïdentificeerd.

Indien u hiermee het probleem niet kan oplossen tikt u op 'Gegevens vernieuwen'. Door gegevens vernieuwen zullen de gegevens die in de webservice zijn opgeslagen naar uw telefoon worden verzonden. Alle ongenummerde facturen of offertes gaan verloren, dus u moet ze opnieuw uitvoeren.
Ga naar index

Synchronisatie probleem

Als u een "Synchronisatieprobleem" heeft, kijkt u onderaan het menu van de telefoon of tablet en verhelpt u het probleem dat is geïdentificeerd.

Als u het probleem niet kunt oplossen, tikt u op "Gegevens vernieuwen" ". Door gegevens vernieuwen zullen de gegevens die in de webservice zijn opgeslagen naar uw telefoon worden verzonden. Alle ongenummerde facturen of offertes gaan verloren, dus u moet ze opnieuw uitvoeren.

Ga naar index

Een factuur hernummeren

U kunt een factuur niet hernummeren, maar we kunnen een factuur voor u hernummeren. De kosten zijn US$ 40.

Ga naar index

Ik heb ontbrekende factuurnummers

Als u facturen verwijdert, ontbreken er nummers in uw factuurnummerreeks. U kunt een factuur niet hernummeren, maar we kunnen een factuur voor u hernummeren. De kosten zijn US$ 40.

Ga naar index

Ik kan geen kopie van mijn verzonden e-mail vinden

Ga naar index

Mijn klant heeft mijn e-mail niet ontvangen

Als uw klant u vertelt dat hij geen e-mail heeft ontvangen, controleer dan of het e-mailadres klopt, of u geen bounce-bericht hebt ontvangen en vraag hen om hun spamfilter te controleren.

Ga naar index

Ik heb om een nieuw wachtwoord gevraagd maar ik heb er geen ontvangen

Het nieuwe wachtwoord wordt verzonden naar het e-mailadres dat is geregistreerd voor de gebruiker die het nieuwe wachtwoord heeft aangevraagd. Als u een onjuist e-mailadres hebt geregistreerd, schrijf dan naar support@speedinvoice.net.

Ga naar index

Ik wil wijzigingen in de factuur- of offerte-layout

Ga naar index

Onjuiste datumnotatie

Het datumformaat wordt bepaald door de taal die u gebruikt. Ga naar "Instellingen" en "Bedrijfsinformatie" om uw taal te wijzigen.

Ga naar index

De factuurbetalingsinformatie wijzigen

Als u de betalingsinformatie op uw factuur wilt wijzigen, gaat u naar "Instellingen", "Bedrijfsinstellingen", "Facturen" en "Factuur betalingsinformatie".

Ga naar index

Het bedrijfsnummer wijzigen

Het is niet mogelijk om het bedrijfsnummer te wijzigen nadat u de set-up hebt doorlopen. Deze code is niet zichtbaar voor uw klanten.

Ga naar index

Geen verbinding met de server

Als u dit foutbericht krijgt wanneer u in de app werkt, betekent dit meestal dat uw internetverbinding te beperkt is om het verkeer naar de server te ondersteunen. U kunt controleren of de server niet beschikbaar is door in te loggen op www.speedinvoice2.net.

Ga naar index

Mijn logo is te klein of te groot

Uw logo mag maximaal 92 mm breed en 42 mm hoog zijn. U kunt de grootte binnen dit gebied aanpassen door witte ruimte rond uw logo toe te voegen of weg te halen voordat u het uploadt.

Ga naar index

Ik heb drie of vier decimalen nodig

SpeedInvoice ondersteunt slechts twee decimalen.

Ga naar index

Leveranciers en inventaris

SpeedInvoice kan niet omgaan met leveranciers, voorraad of warehousing.

Als u inkooporders wilt aanmaken, kunt u een tweede SpeedInvoice-bedrijf aanmaken en uw leveranciers onder klanten registreren en de factuur of offerte naar inkooporder ombenoemen.

Als u een samenvatting van uw artikelverkoop wilt, voert u een artikelrapport uit.

Ga naar index

Veiligheid

Als u inlogt op www.speedinvoice2.net, ziet u een klein hangslot waar de URL zich bevindt. Het groene hangslot geeft aan dat een webpagina verbinding is beveiligd.

Onze servers zijn bij Amazon. U kunt hier meer lezen over Amazon AWS-beveiliging.

Hier kunt u meer lezen over Apple's beveiliging en hier over Google's beveiliging.

Ga naar index

Ik wil wijzigingen in SpeedInvoice

We waarderen input van onze klanten, maar we zullen geen voorraadbeheer, magazijnbeheer of nieuwe artikel categorieën toevoegen aan SpeedInvoice. U kunt ons schrijven op support@speedinvoice.net

Ga naar index

EU-VERORDENING AVG

Overzicht van AVG

De algemene verordening gegevensbescherming, AVG, is een EU-wetgeving die de persoonlijk identificeerbare informatie van EU-burgers tracht te beschermen. Klanten moeten binnen 72 uur worden geïnformeerd zodra een inbreuk is vastgesteld.

Ga naar index

Datatoegang voor uw klanten

Organisaties moeten klanten op verzoek een registratie van hun persoonlijke gegevens verstrekken. In SpeedInvoice kunt u uw klant een overzicht van hun gegevens verstrekken door een export vanaf www.speedinvoice2.net van hun offertes, facturen en klantgegevens.

Ga naar index

Als een klant wil dat zijn gegevens worden verwijderd

U kunt altijd offertes verwijderen die u voor een klant hebt gemaakt, maar de facturen moeten voor de gewenste tijd worden bewaard.

Ga naar index