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RÈGLEMENT GÉNÉRAL DE LA PROTECTION DES DONNÉES DE L'UE

Aperçu du RGPD
Accès aux données de vos clients
Si un client souhaite que ses données soient supprimées

APERÇU SPEEDINVOICE

Comment fonctionne SpeedInvoice

SpeedInvoice comporte deux versions, une application disponible sur l'Apple App Store ou Google Play, et le service Web sur www.speedinvoice2.net.

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Téléchargez SpeedInvoice depuis Google Play ou l'Apple App Store sur votre téléphone ou votre tablette. Lorsque vous démarrez l'application pour la première fois, appuyez sur "Créer un compte". Vous pouvez accéder à SpeedInvoice depuis votre ordinateur en vous connectant sur www.speedinvoice2.net en utilisant Explorer, Chrome, Safari, etc.

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Quand est-ce que SpeedInvoice ne conviendra pas

SpeedInvoice est un système de facturation, il ne gère donc pas l'inventaire ou l'entreposage.

L’abonnement à SpeedInvoice ne donne pas un accès illimité au service. Il donne accès à :
- Dix utilisateurs au maximum,
- Un maximum de 2000 factures et devis dans une année,
- Un maximum de 2000 articles ou clients.
Contactez-nous à l’adresse support@speedinvoice.net si vos besoins supérieurs aux paramètres indiqués ci-dessus.

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FACTURES ET DEVIS

Création de factures ou devis

La création des factures et des devis est la même. Ouvrez le menu facture ou devis, puis cliquez sur "+" dans l'application. Si un client n’est pas encore déterminé, cliquez sur "+", s’il s’agit d’un client déjà existant, sélectionnez le client.
-Vous pouvez créer une facture en écrivant simplement un texte et en appuyant sur "Montant à payer" pour définir le prix.
-Ajouter des articles à la facture en appuyant sur "Ajouter un article" ou "+". Si vous avez besoin de créer un nouvel article, cliquez sur "+" une fois que la liste des éléments est ouverte.
-Vous pouvez ajouter un texte sur la facture pour expliquer ce qui a été livré. Cette information doit avoir un maximum de 6 lignes si vous utilisez des articles sur votre facture. Dans le cas contraire, elle n'a pas une longueur maximale.
-Cliquez sur les informations liées à la date pour ajuster la date de la facture ou la date d'échéance,
-Changer la configuration de la TPS/TVH pour la facture (mentionnez le montant afin qu’il apparaisse dans l'application),
-Si vous définissez le prix en appuyant sur "Montant à payer", vous avez défini un prix fixe (si vous souhaitez remplacer la somme de vos articles facturés ou n'utilisez aucun article)
-Si vous voulez créditer un article, indiquez la quantité de ventes en cliquant "-".
-Ajoutez une image ou une pièce jointe (vous pouvez ajouter uniquement une pièce jointe en vous connectant sur www.speedinvoice2.net).
-Ajoutez des articles en cliquant sur "+" dans le service Web ou en cliquant sur "Ajouter un article" dans l'application. Lorsque vous ajoutez un article, vous pouvez écrire un texte plus long pour clarifier les services ou produits offerts pour chaque article.

Les fonctions seront disponibles sur l'écran sous forme d'icônes ou dans le menu de l'application. Lorsque vous créez une facture, vous avez une liste de fonctionnalités:
-Aperçu (cliquez sur l'icône d'impression dans le service Web),
-Impression,
-Courriel,
-Copie (vous pouvez changer le client, les articles et le prix),
-Supprimer (plusieurs fois il est préférable de changer le client, les articles etc. sur votre facture, car vous obtiendrez une série de nombres incomplets si vous la supprimez),
-Sur Android, vous avez également une fonction "Partager" pour envoyer votre facture depuis d'autres applications ou par SMS. Vous pouvez laisser vos clients signer sur votre téléphone. Notes (ajoutez une note et définissez un rappel dans votre calendrier).

Essayez de faire quelques factures pour avoir une idée du fonctionnement de SpeedInvoice, puis supprimez ces factures. Vous pouvez modifier les numéros de facture sur www.speedinvoice2.net dans la section "Paramètres".

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Comment changer les factures et les devis

Il est facile de changer les données, en les mentionnant vous-même. Si vous voulez changer les paramètres de TPS/TVH, tapez sur le montant en haut de l'écran. Vous ne pouvez pas modifier une facture en modifiant un enregistrement de client ou d'article, il faudra effectuer les informations sur le document.

Vous pouvez modifier vos paramètres de TPS/TVH en allant dans les sections "Paramètres", "Paramètres de l'entreprise" et "TPS/TVH". Si vous avez créé une facture ou un devis sans TPS/TVH, mais vous devez activer la TPS/TVH, supprimez la facture ou le devis et recommencez.

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Notes de crédit

Si vous voulez créditer un article, indiquez la quantité de ventes avec un signe moins "-".

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Comment fonctionne le courriel

Lorsque vous envoyez un courriel depuis votre téléphone ou votre ordinateur, il ne part pas depuis votre messagerie, il est envoyé par notre serveur. Si un client répond à un courriel, vous obtiendrez cette réponse. Si vous souhaitez recevoir une copie de tous les courriels envoyés, allez dans "Paramètres", "Paramètres de l'entreprise", "Courriel" et "M'envoyer des copies de tous les courriels de facture" ou "M'envoyer des copies de tous les courriels de devis".

Lorsque vous consultez le service Web, l'aperçu indique la date à laquelle il a été envoyé par courriel. Dans l'application, vous avez une petite enveloppe bleue dans la vue d'ensemble.

Si vous travaillez sur un téléphone Android, vous pouvez également choisir de "Partager". Cela vous permettra d'envoyer la facture ou le devis depuis votre messagerie. Toutes les pièces jointes ne seront pas envoyées; seule la facture ou seul le devis sera partagé.

Si votre client vous dit qu'il n'a pas reçu de message, vérifiez si l'adresse est correcte et vous n'avez pas reçu de message de rejet. Demandez-lui ensuite de vérifier son filtre anti-spam.

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TPS/TVH et autres taxes

Vous pouvez modifier vos paramètres de TPS/TVH en allant dans "Paramètres", "Paramètres de l'entreprise" et "TPS/TVH". Si vous avez créé une facture sans TPS/TVH, vous devez activer la TPS/TVH, supprimer la facture et recommencer.

La retenue d'impôt est une somme du montant total qui n’est pas facturé au client. Cette somme est payée par le client lui-même à l'administration fiscale. Si vous utilisez cette retenue, créez un article et définissez la TPS/TVH à 0%. Vous ajoutez cet article avec la quantité de ventes "-1" et la valeur calculée de la retenue d'impôt comme prix.

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Pièce jointe

Dans le service Web, vous pouvez ajouter des pièces jointes à SpeedInvoice en cliquant sur "Joindre des images / fichiers", ou créer une pièce jointe standardisée qui est ajoutée chaque fois dans la section "Paramètres".

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PAIEMENTS

Modification des informations de paiement de la facture

Si vous souhaitez modifier les informations de paiement sur votre facture, allez dans les sections "Paramètres", "Paramètres de l'entreprise", "Factures" et "Informations de paiement sur facture".

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Enregistrement d'un paiement

Vous ne pouvez enregistrer un paiement que sur une facture, et non sur un devis ou dans le dossier d’un client. Si vous travaillez sur le site Web, cliquez sur le "+" en bas de l'écran. Si vous êtes dans l'application, ouvrez la facture et sélectionnez "Paiements".
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Envoyer un reçu

Lorsque vous avez enregistré un paiement sur une facture, vous pouvez envoyer un reçu en sélectionnant "Imprimer" ou "Courriel" puis "Reçu".

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Envoi d'un rappel ou d'un relevé client

Vous pouvez envoyer un rappel en sélectionnant "Imprimer" ou "Courriel" puis "Rappel de facture". Pour envoyer un relevé client, ouvrez le dossier client et sélectionnez "Relevé".

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CLIENTS

Créer un client

La seule information obligatoire est le nom du client. Si vous souhaitez ajouter des informations autres que celles qui se trouvent dans l'application, cliquez , "Informations supplémentaires".

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Importation de clients

1. Connectez-vous sur www.speedinvoice2.net depuis un ordinateur
2. Allez dans "Clients" et "Exporter des clients" et exportez au moins un client vers Excel. Si vous n'en avez pas, vous en créez un manuellement.
3. Dans la feuille de calcul, ajoutez de nouveaux clients. Le seul champ obligatoire est le nom.
4. Pour importer, allez dans "Clients" et "Importer des clients".

Pour importer le client avec les numéros de client, suivez la démarche suivante:
1. Connectez-vous à www.speedinvoice2.net à partir d'un ordinateur.
2. Allez dans "Paramètres" et "Série de numéros" où vous définissez le numéro suivant de la liste actuelle.
3. Allez dans "Clients" et "Créer un client" et créez le client en employant le numéro le plus bas de la liste.
4. Allez dans "Clients" et "Exporter des clients" et exportez les clients vers Excel.
5. Ajoutez vos clients à la feuille de calcul.
6. Ensuite, allez à "Clients" et "Importer des clients".

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Supprimer des clients

Si vous souhaitez supprimer un client, rendez-vous sur www.speedinvoice2.net à partir d'un ordinateur ou d'une tablette (le texte est trop petit sur un téléphone). Vous ne pouvez pas supprimer un client s'il a des devis ou des factures enregistrés.

Depuis l'application, vous pouvez désactiver un client, mais pas les supprimer. Lorsqu'un client est désactivé, il n'apparaît pas dans la liste des clients lorsque vous créez un devis ou une facture.

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ARTICLES

Coût d’un article

Vous pouvez indiquer le coût d'un article lorsque vous en créez un. Le coût est utilisé pour calculer la rentabilité.

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Importer des articles

1. Connectez-vous sur www.speedinvoice2.net depuis un ordinateur
2. Aller à "Articles" et "Exporter des articles" et exporter au moins un article à Excel. Si vous n'en avez pas, vous en créez un manuellement.
3. Dans la feuille de calcul, ajoutez de nouveaux articles. Le seul champ obligatoire est le nom.
4. Pour importer, allez dans "Articles" et "Importer des articles".

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Supprimer des articles

Si vous souhaitez supprimer un article, rendez-vous sur www.speedinvoice2.net depuis un ordinateur ou une tablette (le texte est trop petit sur un téléphone). Vous ne pouvez pas supprimer un article si des devis ou des factures y sont liées.

Depuis l'application, vous pouvez désactiver un article, mais pas le supprimer. Lorsqu'un article est désactivé, il n'apparaît pas dans la liste des articles lorsque vous créez un devis ou une facture.

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VENTES ET RAPPORTS DE TPS/TVH

Rapports de vente et de TPS/TVH

SpeedInvoice dispose d'un certain nombre de rapports prédéfinis auxquels vous pouvez accéder à partir du service Web ou d'un appareil Android.

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Exporter les données vers Excel ou au format CSV

Vous pouvez exporter les données de facture, devis, client, article et unité de vente si vous vous connectez sur www.speedinvoice2.net à partir d'un ordinateur.

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PARAMÈTRES ET ABONNEMENT

Information sur l'entreprise

Vous avez des informations sur votre entreprise dans la section "Paramètres" et "Informations sur la société". Si vous souhaitez ajouter des informations autres que celles qui se trouvent dans l'application, cliquez , "Informations supplémentaires".

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Modification de la terminologie pour la TPS/TVH et les informations sur l’entreprise

Si le terme que nous appelons TPS/TVH est incorrect, allez dans "Paramètres" et "Taux de TPS/TVH" et corrigez les noms et taux d'imposition. Si vous avez des termes différents pour le numéro d'enregistrement de la TPS/TVH ou le numéro d'enregistrement de la société dans votre pays, n'entrez aucune information dans ces champs. À la place, ajoutez le terme et l'identificateur corrects dans le champ "Informations supplémentaires" sous "Informations sur la société".

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Paramètres de l'entreprise

Dans les paramètres de l'entreprise, vous contrôlez l’affichage des données. Si jamais les options ne vous plaisent pas, vous pouvez les réinitialiser.

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Actualiser les données

"Actualiser les données" permet d'obtenir les données stockées dans le site Web sur votre téléphone. N'utilisez cette fonction que si vous en avez vraiment besoin, car vous perdrez toute information non sauvegardée. Vous l'utilisez quand:
-Vous avez acheté un abonnement, mais l'application vous demande toujours d'en acheter un (attendez d’abord cinq minutes).
-Vos données sont corrompues sur votre téléphone ou votre tablette.
-Vous avez un problème de synchronisation que vous n'êtes pas en mesure de résoudre.

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Image de fond, logo et signature

Vous pouvez vous connecter sur www.speedinvoice2.net et sélectionner une image de fond pour vos factures et devis, ajouter un logotype et télécharger la signature que vous emploierez sur vos documents.

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Modification de l'agencement de la facture ou du devis

Vous pouvez contrôler une partie de la mise en page du document à partir des sections "Paramètres" et "Paramètres de l'entreprise". Si vous souhaitez effectuer d'autres modifications mineures, contactez support@speedinvoice.net. Le coût est de 110 $ US minimum pour une mise en page personnalisée.

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Changer la série des numéros

Connectez-vous à www.speedinvoice2.net, pour modifier la série des numéros des factures, devis et clients. Allez dans "Paramètres" et "Série de numéros". Si vous voulez qu’elle commence par 1, effacez les factures que vous avez faites.

Si vous souhaitez redémarrer la série de numéros de factures au début de l'année, commencez par les deux premiers numéros qui indiquent l'année, puis ajoutez quatre zéros.

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Créer des utilisateurs supplémentaires

Vous pouvez créer des utilisateurs supplémentaires dans SpeedInvoice. Lorsque vous créez un utilisateur, vous pouvez attribuer l'un des trois rôles suivants:
Administrateur - cet utilisateur a accès à tout dans SpeedInvoice
Utilisateur - cet utilisateur ne peut pas modifier les paramètres mais peut tout faire autrement
Affichage uniquement: cet utilisateur peut uniquement afficher les informations dans SpeedInvoice, mais pas créer ou modifier quoi que ce soit

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Créer plus d'une entreprise

Vous pouvez créer autant d'entreprises que vous le souhaitez en appuyant sur "Créer un compte" sur la page de connexion de l'application. Vous obtenez un rabais de 30% sur les entreprises suivantes si vous achetez un abonnement annuel et payez avec PayPal en contactant support@speedinvoice.net.
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SpeedInvoice est-il payant

Vous ne vous engagez pas à acheter un abonnement en essayant SpeedInvoice. Si vous souhaitez continuer à utiliser SpeedInvoice après l'expiration de votre période d’essai, vous devrez acheter un abonnement. Dans le cas contraire, vos données seront supprimées après un certain temps.

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Acheter un abonnement

Vous obtiendrez le meilleur prix pour un abonnement mensuel ou annuel en vous connectant sur www.speedinvoice2.net/subscription/purchase à partir d'un ordinateur ou d'une tablette (le texte est trop petit sur un téléphone). Si à la place d’un abonnement mensuel, vous prenez un abonnement annuel vous obtiendrez une réduction de 50%.

Vous aurez besoin d'une carte de crédit ou de débit pour acheter un abonnement. Si vous n'en avez pas, vous pouvez acheter une carte prépayée (elles sont disponibles sur le net).

Vous pouvez également payer votre abonnement annuel avec PayPal. Envoyez l'adresse e-mail que vous avez enregistrée avec PayPal à support@speedinvoice.net et demandez une facture. Vous pouvez créer un compte PayPal gratuitement ici www.paypal.com.

Google et Apple vendent des abonnements mensuels grâce à l'achat dans l'application, mais c'est plus cher. Notez qu'ils n'acceptent pas les cartes-cadeaux comme moyen de paiement pour les abonnements.

Malheureusement, vous ne pouvez pas payer un abonnement avec un virement bancaire, car le traitement des inscription sur notre site entièrement est automatisé.

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Annulation d'un abonnement

Tout dépend de la plateforme sur laquelle vous avez acheté votre abonnement rendez-vous d’abord sur www.speedinvoice2.net/subscription/showCurrent. Si vous l'avez acheté chez Google ou Apple, il suffira d’effectuer une recherche sur "Annulation de l'abonnement Google Play" ou "Annulation de l'abonnement Apple App Store" sur le réseau. Si vous l'avez acheté chez nous, annulez le en vous rendant sur ce lien www.speedinvoice2.net/subscription/cancel.

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RÉSOLUTION DES PROBLÈMES

J'ai besoin d'aide avec mon code d'entreprise, mon nom d'utilisateur ou mon mot de passe

Cliquez sur "Cliquez ici pour obtenir de l'aide en cas de problème de connexion" sur l'écran de connexion de l'application.

Le code de l'entreprise sera envoyé à l’adresse électronique de l'entreprise enregistrée. Le nom d'utilisateur et le mot de passe seront envoyés à l'adresse électronique enregistrée par l'utilisateur, qui peut être différente de l'adresse électronique de l'entreprise.

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Mes données sont erronées

Si vous n'avez pas de numéro de facture ou de devis sur le téléphone, il est possible que cela résulte d’une mauvaise connexion Internet. Veuillez vérifier votre connexion.

Si vous avez un problème de synchronisation, regardez au bas du menu et corrigez le problème identifié. Si vous ne parvenez pas à résoudre le problème, appuyez sur "Actualiser les données". L’actualisation des données déclenchera la copie des données stockées dans le service Web. Toutes les factures ou devis non numérotés seront perdus.

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J'ai perdu mon téléphone ou ma tablette

Téléchargez l'application depuis l'App Store et connectez-vous. Jusqu'à ce que vous obteniez un nouvel appareil, vous pouvez continuer à travailler en vous connectant sur www.speedinvoice2.net.

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J'ai changé l'information du client et rien ne s'est passé

Vous ne pouvez pas modifier une facture en modifiant un enregistrement de client ou d'article, vous devez modifier les informations sur le document.

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J'ai déclenché ou arrêté la fonctionnalité d’ajout de la TPS/TVH, mais c'est encore faux

Vous pouvez modifier vos paramètres de TPS/TVH en allant dans "Paramètres", "Paramètres de l'entreprise" et "TPS/TVH". Si vous avez créé une facture ou un devis sans TPS/TVH, mais vous devez activer la TPS/TVH, supprimez la facture ou le devis et recommencez.

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Je ne reçois pas les numéros de facture ou de devis

Si vous n'obtenez pas de numéro de facture ou de devis sur le téléphone ou sur une tablette, il est possible que cela résulte d’une mauvaise connexion Internet. Veuillez vérifier votre connexion.

Si vous avez un problème de synchronisation, regardez en bas du menu du téléphone ou de la tablette et corrigez le problème identifié.

Si vous ne parvenez pas à résoudre le problème, appuyez sur "Actualiser les données". L’actualisation des données déclenchera la copie des données stockées dans le service Web sur votre téléphone ou votre tablette. Toutes les factures ou devis non numérotés seront perdus et vous devrez les refaire.
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Problème de synchronisation

Si vous avez un problème de synchronisation, regardez en bas du menu du téléphone ou de la tablette et corrigez le problème identifié.

Si vous ne parvenez pas à résoudre le problème, appuyez sur "Actualiser les données". L’actualisation des données déclenchera la copie des données stockées dans le service Web sur votre téléphone ou votre tablette. Toutes les factures ou devis non numérotés seront perdus et vous devrez les refaire.

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Renuméroter une facture

Vous ne parvenez pas à renuméroter une facture, mais nous pouvons le faire pour vous. Le coût est de 40 USD.

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J'ai des numéros de facture manquants

Si vous supprimez des factures, vous aurez des numéros manquants dans vos numéros de facture. Vous ne parvenez pas à renuméroter une facture, mais nous pouvons le faire pour vous. Le coût est de 40 USD.

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Je ne parviens pas à trouver une copie du courriel envoyé

Lorsque vous envoyez un courriel depuis votre téléphone ou votre ordinateur, il ne part pas depuis votre messagerie, il est envoyé par notre serveur. Si un client répond à un courriel, vous obtiendrez cette réponse. Si vous souhaitez recevoir une copie de tous les courriels envoyés, allez dans "Paramètres", "Paramètres de l'entreprise", "Courriel" et "M'envoyer des copies de tous les courriels de facture" ou "M'envoyer des copies de tous les courriels".

Lorsque vous consultez le service Web, l'aperçu indique la date à laquelle il a été envoyé par courriel. Dans l'application, vous avez une petite enveloppe bleue dans la vue d'ensemble.

Si vous travaillez sur un téléphone Android, vous pouvez également choisir de "Partager". Cela vous permettra d'envoyer la facture ou le devis depuis votre messagerie. Toutes les pièces jointes ne seront pas envoyées; seule la facture ou seul le devis sera partagé.

Si votre client vous dit qu'il n'a pas reçu de message, vérifiez si l'adresse est correcte et vous n'avez pas reçu de message de rejet. Demandez-lui ensuite de vérifier son filtre anti-spam.

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Mon client n'a pas reçu mon courriel

Si votre client vous dit qu'il n'a pas reçu de message, vérifiez que l'adresse électronique est correcte, que vous n'avez pas reçu de message de rejet et demandez-lui de vérifier son filtre anti-spam.

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J'ai demandé un nouveau mot de passe, mais je ne l’ai pas reçu

Le nouveau mot de passe est envoyé à l'adresse électronique enregistrée par l'utilisateur qui a demandé le nouveau mot de passe. Si vous avez enregistré une adresse électronique incorrecte, écrivez à support@speedinvoice.net.

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Je souhaite que des modifications soient apportées à la facture ou au devis

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Format de date incorrect

Le format de la date dépend de la langue que vous utilisez. Pour changer de langue, allez dans "Paramètres" et "Informations sur la société".

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Modification des informations de paiement de la facture

Si vous souhaitez modifier les informations de paiement sur votre facture, allez dans les sections "Paramètres", "Paramètres de l'entreprise", "Factures" et "Informations de paiement sur facture".

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Changer le code de l'entreprise

Il n'y a aucun moyen de changer le code d'entreprise une fois que vous avez terminé la configuration. Ce code ne sera pas visible par vos clients.

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Aucune connexion au serveur

Si vous obtenez ce message d'erreur lorsque vous travaillez dans l'application, cela signifie en principe que votre connexion Internet est trop faible pour prendre en charge le trafic vers le serveur. Vous pouvez vérifier si le serveur est indisponible en vous connectant sur www.speedinvoice2.net.

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Mon logo est trop petit ou trop grand

Votre logo peut mesurer au maximum 92 mm de large et 42 mm de haut. Vous pouvez ajuster la taille dans cette zone en ajoutant ou en soustrayant des espaces blancs autour de votre logo avant de le télécharger.

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J'ai besoin de trois ou quatre décimales

SpeedInvoice ne supporte que deux décimales.

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Fournisseurs et inventaire

SpeedInvoice ne gère pas les fournisseurs, les stocks ou l'entreposage.

Si vous souhaitez augmenter les commandes d'achat, vous pouvez créer une deuxième société SpeedInvoice et enregistrer vos fournisseurs auprès des clients, puis renommer la facture ou le devis en ordre d'achat.

Si vous voulez un résumé de vos ventes d'articles, faites un rapport d'article.

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Sécurité

Si vous vous connectez à www.speedinvoice2.net, vous verrez un petit cadenas à côté de l'URL. Le cadenas vert indique que la connexion à la page Web est sécurisée.

Nos serveurs sont hébergés sur Amazon. Vous pouvez en savoir plus sur la sécurité Amazon AWS ici.

Vous pouvez en savoir plus sur la sécurité d'Apple ici et sur la sécurité de Google ici.

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Je souhaite apporter des modifications à SpeedInvoice

Nous apprécions la contribution de nos clients, mais nous n'allons pas ajouter la gestion des stocks, la gestion des entrepôts ou des catégories aux articles dans SpeedInvoice. Vous pouvez nous écrire sur support@speedinvoice.net

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RÈGLEMENT GÉNÉRAL DE LA PROTECTION DES DONNÉES DE L'UE

Aperçu du RGPD

Le Règlement général sur la protection des données, RGPD, est une législation de l'UE qui vise à protéger les informations personnelles des citoyens de l'UE. Les clients doivent être informés dans les 72 heures suivant l'identification d'une violation.

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Accès aux données de vos clients

Les organisations doivent fournir aux clients des enregistrements de leurs données personnelles sur demande. Dans SpeedInvoice, vous pouvez donner à vos clients un enregistrement de leurs données en exportant sur www.speedinvoice2.net leurs devis, factures et données clients.

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Si un client souhaite que ses données soient supprimées

Vous pouvez toujours supprimer les devis que vous avez établis pour un client, mais les factures doivent être conservées pendant le temps requis.

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