M41 Help (Spanish) | SpeedInvoice

REGLAMENTO GDPR DE LA UNIÓN EUROPEA

Resumen de GDPR
Acceso de datos para tus clientes
Si un cliente quiere eliminar sus datos

RESUMEN SPEEDINVOICE

Cómo funciona SpeedInvoice

Hay dos formas para obtener SpeedInvoice, desde la aplicación disponible en Apple App Store o Google Play, y desde el servicio web en www.speedinvoice2.net.

Ir al índice

Descarga SpeedInvoice desde Google Play o Apple App Store para tu teléfono o tableta. Cuando abras la aplicación por primera vez, presiona "Crear cuenta". Puedes acceder a SpeedInvoice desde tu computadora entrando en tu cuenta a través de www.speedinvoice2.net usando Explorer, Chrome, Safari, etc.

Ir al índice

Cuándo SpeedInvoice no es Útil

SpeedInvoice es un sistema de facturación, por lo que no ayuda a llevar un inventario o depósito en almacén.

Una Suscripción a SpeedInvoice tiene sus limitaciones:
- Hasta diez clientes,
- Un máximo de 2000 facturas y presupuestos al año,
- Un máximo de 2000 artículos o clientes,
Contacta a support@speedinvoice.net si está por encima de alguno de estos límites.

Ir al índice

FACTURAS Y PRESUPUESTOS

Crear facturas o presupuestos

Facturas y presupuestos funcionan de la misma forma. Abra la factura o presupuesto desde el menú principal y presione "+" en la aplicación. Si no tiene el cliente, presione en "+", de lo contrario seleccione el cliente.
- Puedes crear una factura al solo escribir un texto y presionar "Cantidad a pagar" para establecer el precio.
- Añade artículos a la factura al presionar "Añadir Artículo" o "+". Si necesitas crear un nuevo artículo, presiona en "+" una vez la lista de artículos se abra.
- Puedes añadir un texto a la factura para explicar qué fue entregado. Esta información puede tener un máximo de 6 lineas si estás usando artículos en tu factura, de lo contrario no tiene un límite.
-Presiona en la información de fecha para adjustar la fecha de la factura o fecha de vencimiento,
- Cambia la configuración del IVA para la factura (presiona en el monto para hacerlo en la aplicación),
- Si estableces el precio al presionar en "Cantidad a pagar" tendrás que establecer un precio fijo (si quieres sobreescribir la suma de los artículos de la factura o no estás usando ningún artículo),
- Si quieres acreditar un artículo tendrás que escribir la cantidad de ventas con un signo de menos al frente "-",
- Añade una imagen o un archivo adjunto (Sólo puedes agregar un archivo al acceder a www.speedinvoice2.net),
- Añade artículos al clickear en "+" en el servicio web o al presionar "Añadir artículo" en la aplicación. Al añadir un artículo puedes escribir un texto más largo para clarificar servicios o productos entregados para cada artículo.

Las funciones estarán disponibles en la pantalla como íconos, o en el menú principal de la aplicación. Cuando crees una factura tendrás una lista de características:
- Visualización previa (click en el ícono de imprimir en el servicio web),
- Imprimir,
- Enviar por correo,
- Copiar (puedes cambiar el cliente, artículos o los precios),
- Borrar (muchas veces es mejor cambiar el cliente, artículos, etc. en tu factura ya que si tendrás una series de número incompleta si la eliminas),
En equipos Android, también tienes un opción de "Compartir" para enviar la factura a otras aplicaciones o como un mensaje de texto, también puedes dejar a tus clientes firmar desde tu teléfono, y tienes la opción de "Notas" (añade una nota en el documento y envía un recordatorio al calendario).

Por favor trata de crear varias facturas para aprender cómo funciona SpeedInvoice, luego eliminalas cuando termines. Puedes cambiar los números de factura en www.speedinvoice2.net a través de "Configuración".

Ir al índice

Cómo cambiar facturas y presupuestos

Es fácil cambiar algo, sólo presionalo. Si quieres cambiar la configuración de IVA, presiona en el monto en la parte superior de la pantalla. No podrás cambiar una factura al cambiar un cliente o artículo, necesitas cambiar la información en el documento.

Puedes cambiar la configuración de IVA al acceder a "Configuración", "Configuración de la Empresa" e "IVA". Si creastes una factura o presupuesto sin IVA y necesitas activar el IVA, entonces borra la factura o presupuesto y lo haces de nuevo.

Ir al índice

Notas de crédito

Si quieres acreditar un artículo, indica la cantidad de ventas con un signo menos al frente "-".

Ir al índice

Cómo funciona el correo

Cuando envías un correo desde tu teléfono o computadora, no será tu correo el que lo envíe, será enviado desde nuestro servidor. Si un cliente responde a un correo, tú recibirás esa respuesta. Si deseas recibir una copia de todos los correos que te envían, ve a "Configuración", "Configuraciones de la empresa", "Correo" y a "Enviarme copias de todos los mensajes de facturas" o "Enviarme copias de todos correos de presupuestos".

Cuando estás en el servicio web, podrás ver un resumen donde aparecerá la fecha en la cual fue enviado. En la aplicación tendrás un sobre azul en el resumen.

Si están trabajando en un teléfono Android, también puedes usar "Compartir". Esto te permitirá enviar la factura o presupuesto desde tu correo. Los archivos adjuntos no serán enviados; sólo se enviará la factura o el presupuesto que es compartido.

Si tu cliente te dice que no han recibido ningún correo, revisa que la dirección de correo es correcta, que no has recibido un correo de confirmación, y le pides que revise el filtro de spam.

Ir al índice

IVA y otros impuestos

Puedes cambiar tu configuración de IVA al acceder en "Configuración", "Configuración de la empresa" y luego "IVA". Si creaste una factura sin el IVA, entonces necesitas activar el IVA, eliminar la factura y luego hacerla nuevamente.

El impuesto de retención es cuando una suma del monto facturado no es cobrada al cliente, si no que el cliente la paga directamente a la oficina de impuestos. Si usas impuestos de retención, necesitas crear un artículo y agregar el IVA a 0%. Puedes agregar este artículo con una cantidad de ventas "-1" y el valor calculado del impuesto de retención como el precio.

Ir al índice

Adjuntos

En el servicio web, puedes agregar archivos adjuntos a SpeedInvoice al clickear en "Adjuntar Imágenes/Archivos", puedes crear un archivo de adjunte standard que puede ser agregado cada vez que quieras en "Configuración".

Ir al índice

PAGOS

Cambiar la información de pago de factura

Si deseas cambiar la información de pago de tu factura, tendrás que acceder a "Configuración", "Configuración de la Empresa", "Facturas", y luego en "Información de pago de Factura".

Ir al índice

Registrar un pago

Solo puedes registrar un pago en una factura, no en un presupuesto o en un cliente. Si trabajas en el servicio web, clickea en "+" en la parte inferior de la pantalla. Cuando estés en la aplicación, abres una factura y seleccionas "Pagos".
Ir al índice

Enviar un Recibo

Cuando registres un pago para una factura, puedes enviar el recibo al seleccionar "Imprimir" o "Correo" y luego en "Recibo".

Ir al índice

Enviar un recordatrio o un estado de cliente

Puedes enviar un recordatorio al seleccionar "Imprimir" o "Correo" y luego en "Recordatorio de facturas". Para enviar un estado de cliente, abres el registro del cliente y seleccionas "Estado de cuenta".

Ir al índice

CLIENTES

Crear un cliente

La única información necesaria es el nombre del cliente. Si deseas agregar una información que no es información necesaria, selecciona "Información Adicional".

Ir al índice

Importar clientes

1. Accede en www.speedinvoice2.net desde un computador
2. Accede a "Clientes" y luego en "Exportar Clientes" y exporta al menos un cliente a Excel. Si no tienes ninguno, creálo manualmente.
3. En la hoja de cálculo, añade nuevos clientes. La única información necesaria es el nombre.
4. Para importar, ve a "Clientes" y luego a "Importar Clientes".

Para importar un cliente con números de clientes tendrás que:
1. Acceder a www.speedinvoice2.net desde un computador.
2. Ve a "Configuración" y a "Serie de número" donde establecerás el siguiente número de acuerdo al menor número de cliente.
3. Ve a "Clientes" y "Crear un cliente" y crea el cliente con el menor número de cliente.
4. Ve a "Clientes" y luego a "Exportar Clientes" y exporta los clientes a Excel.
5. Añade tus clientes a la hoja de cálculo.
6. Luego ve a "Clientes" y luego a "Importar Clientes".

Ir al índice

Eliminar Clientes

Si deseas eliminar un cliente deberás acceder a www.speedinvoice2.net desde un computador o tableta (el texto es muy pequeño en un teléfono). No podrás eliminar un cliente si tiene presupuesto o facturas registradas.

Desde la aplicación podrás desactivar a un cliente, pero no podrás eliminarlo. Cuando un cliente está desactivado, no aparecerá en la lista de clientes cuando crees una factura o presupuesto.

Ir al índice

ARTÍCULOS

Costo de un artículo

Puedes establecer el costo por un artículo cuando creas uno. El coste será usado para calcular la rentabilidad.

Ir al índice

Importar artículos

1. Accede en www.speedinvoice2.net desde un computador
2. Ve a "Artículos" y a "Exportar Artículos" para exportar al menos un artículo a Excel. Si no tienes ninguno, creálo manualmente.
3. En la hoja de cáculo puedes añadir nuevos artículos. La única información necesaria es el nombre.
4. Para importar ve a "Artículos" y luego a "Importar Artículos".

Ir al índice

Eliminar artículos

Si deseas eliminar un artículo deberás acceder a www.speedinvoice2.net desde un computador o tableta (el texto es muy pequeño en un teléfono). No puedes eliminar un artículo si tiene facturas o presupuestos grabados.

Desde la aplicación podrás desactivarlos, pero no eliminarlos. Cuando un artículo es desactivado, no aparacerá en la lista de artículos cuando crees un presupuesto o factura.

Ir al índice

VENTAS Y REPORTES DE IVA

Ventas y reportes de IVA

SpeedInvoice tiene una cantidad de reportes pre-diseñados para que puedas acceder desde el servicio web o desde un dispositivo Android.

Ir al índice

Exportar datos a Excel o en formato CSV

Puedes exportar una factura, presupuesto, cliente, artículo o datos de venta si accedes a www.speedinvoice2.net desde un computador.

Ir al índice

CONFIGURACIÓN Y SUSCRIPCIÓN

Información de la empresa

Tienes la información de tu empresa en "Configuración" y luego en "Información de la empresa". Si deseas agregar una información que no es información necesaria, selecciona "Información Adicional".

Ir al índice

Cambiar terminología para IVA e información de empresa

Si el término que llamamos IVA es incorrecto, ve a "Configuración" y luego a "Tasas de IVA", para editar los nombres y las tasas de impuestos para que sean correctas. Si tienes diferentes términos para el número de registro de IVA o para el número de registro de empresa, no añadas ninguna información en estos campos. En cambio, añade el término correcto y un identificador en el campo "Información adicional" en "Información de empresa".

Ir al índice

Configuración de la empresa

En configuración de la empresa podrás controlar cómo la aplicación realiza distintas funciones. Prueba estas funciones, siempre podrás resetear cuando lo desees.

Ir al índice

Actualizar los datos

"Actualizar los datos" hará que los datos se guarden desde el servicio web a tu teléfono. No uses esta función al menos que lo necesites, ya que perderás cualquier información no guardada. La usarás cuando:
- Tengas alguna suscripción comprada pero la aplicación aún te diga que tienes que comprar una (espera cinco minutos antes de hacerlo).
- Tus datos están corrompidos en tu teléfono o tableta.
- Tienes un problema de syncronización que no puedes solucionar.

Ir al índice

Imagen de fondo, logo y firma

Puedes acceder en www.speedinvoice2.net y seleccionar una imagen de fondo para tus facturas y presupuestos, añade un logotipo y sube tu firma para tus documentos.

Ir al índice

Cambiar el diseño de factura o presupuesto

Puedes controlar parte del diseño de documento desde "Configuración" y luego en "Configuración de la Empresa". Si necesitas algún otro cambio pequeño, puedes contactar a support@speedinvoice.net. El costo empieza en US $110 para un diseño personalizado.

Ir al índice

Cambiar la serie de número

Accede en www.speedinvoice2.net para cambiar las series de número por facturas, presupuestos y clientes. Ve a "Configuración" y a "Series de Número". Si deseas empezar desde 1, elimina las facturas que hayas hecho.

Si quieres resetear el número de factura al comenzar el año, empieza con los primeros dos números del año y luego añades cuatro ceros.

Ir al índice

Crear usuarios adicionales

Puedes crear usuarios adicionales en SpeedInvoice. Cuando creas un usuario, le puedes asignar uno de tres roles:
Administrador - Este usuario tiene acceso a todo en tu SpeedInvoice
User - Este usuario no puede cambiar ninguna configuración pero puede hacer o crear de todo.
Ver - Este usuario sólo puede ver la información en SpeedInvoice, pero no puede crear o cambiar nada

Ir al índice

Crear más de una empresa

Puedes crear cuantas empresas desees o necesites al presionar en "Crear cuenta" en la página de acceso en la aplicación. Obtendrás un descuento de 30% en todas las empresas que crees después que compres una suscripción anual y pagues con PayPal. Puedes acceder a este descuento contactando a support@speedinvoice.net.
Ir al índice

¿Tiene SpeedInvoice algún costo?

No tienes ningún compromiso de comprar una suscripción si pruebas SpeedInvoice gratis. Si deseas continuar SpeedInvoice luego de terminar la prueba gratis, necesitas comprar una suscripción. De lo contrario, todos tus datos serán eliminados luego de un tiempo.

Ir al índice

Comprar una suscripción

Obtendrás el mejor precio ya sea para una suscripción anual o mensual al acceder en www.speedinvoice2.net/subscription/purchase desde una computadora o una tableta (el texto es muy pequeño desde un teléfono). Una suscripción anual te da un 50% de descuento comparado con el pago de una suscripción mensual.

Necesitamos una tarjeta de crédito o débito para pagar la suscripción. Si no tienes una, puedes comprar una tarjeta pre-pagada (busca en internet)

También puedes comprar una suscripción anual con PayPal. Envia tu correo con el que te registraste en PayPal a support@speedinvoice.net y pregunta por una factura. Puedes crear una cuenta gratuita en PayPal aquí:www.paypal.com.

Google y Apple venden suscripciones mensuales a través de la aplicación, pero es mucho más costoso. Por favor, recordar que no aceptamos tarjetas de regalo como pago por suscripciones.

Desafortunadamente, no puedes pagar por una suscripción con transferencias bancarias, ya que nuestro sistema de suscripción es totalmente automatizado.

Ir al índice

Cancelar una suscripción

Primero revisa dónde compraste tu suscripción en www.speedinvoice2.net/subscription/showCurrent. Si compraste la suscripción desde Google o Apple, busca por la opción "Cancelar suscripción Google Play" o "Cancelar suscripción Apple App Store". Si compraste la suscripción a través de nuestro portal, puedes cancelarla usando este enlace: www.speedinvoice2.net/subscription/cancel.

Ir al índice

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Necesito ayuda con el código de mi empresa, usuario o contraseña

Presione en "Click aquí para ayuda con acceso" en la página de acceso de la aplicación.

El código de compañía será enviado al correo registrado de su compañía. El usuario y la contraseña serán enviados a la dirección de correo electrónico registrada con el usuario, que puede ser diferente a la registrada con el correo electrónica de la empresa.

Ir al índice

Mis datos están incorrectos

Si no recibe números de factura o presupuesto en su teléfono, puede ser que tengas una conexión a internet deficiente. Por favor, revisa tu conectividad.

Si tienes un "Problema de Sincronización", por favor busca en el fondo del menú y soluciona el problema que se identifique. Si no puedes solucionar el problema, presiona en "Actualizar datos". Actualizar datos traerá una copia de los datos almacenados en el servicio web. Cualquier factura o presupuesto sin número se perderá.

Ir al índice

He perdido mi teléfono o tableta

Descarga la aplicación desde la tienda y accede. Hasta que no obtengas un dispositivo nuevo, podrás seguir trabajando al acceder desde www.speedinvoice2.net.

Ir al índice

Cambié la información de cliente pero no pasó nada

No puedes cambiar una factura al cambiar un registro de cliente o artículo, necesitas cambiar la información en el documento.

Ir al índice

He activado o desactivado el IVA pero sigue estando mal

Puedes cambiar tu configuración de IVA al acceder en "Configuración", "Configuración de la empresa" y luego "IVA". Si creastes una factura o presupuesto sin IVA y necesitas activar el IVA, entonces borra la factura o presupuesto y lo haces de nuevo.

Ir al índice

No recibo números de factura o presupuesto

Si no recibes ningún número para presupuesto o factura en tu teléfono o tableta, puede ser que tengas una conexión a internet deficiente. Por favor, revisa tu conectividad.

Si tienes un "Problema de Sincronización", por favor revisa en la parte inferior del menu del teléfono o tableta y soluciona el problema que se presente.

Si no puedes solucionar el problema, presiona en "Actualizar datos". Actualizar datos traerá una copia de los datos almacenados en el servicio web hacia tu teléfono o tableta. Cualquier factura o presupuesto sin número se perderá por lo que tendrás que rehacerlo.
Ir al índice

Problema de sincronización

Si tienes un "Problema de sincronización", por favor revisa en la parte inferior del menú de tu teléfono o tableta y soluciona el problema que se identifique.

Si no puedes solucionar el problema, presiona en "Actualizar datos". Actualizar datos traerá una copia de los datos almacenados en el servicio web hacia tu teléfono o tableta. Cualquier factura o presupuesto sin número se perderá por lo que tendrás que rehacerlo.

Ir al índice

Renumerar una factura

No puedes reenumerar una factura, pero la podemos reenumerar por ti. El costo es US$40.

Ir al índice

Tengo números de factura perdidos

Si eliminas facturas, tendrás nñumeros perdidos en los números de factura. No puedes reenumerar una factura, pero la podemos reenumerar por ti. El costo es US$40.

Ir al índice

No puedo encontrar una copia del correo enviado

Ir al índice

Mi cliente no ha recibido mi correo

Si tu cliente te dice que no ha recibido ningún correo, revisa que la dirección de correo sea correcta, que no has recibido un mensaje de confirmación, y le preguntas que revise su filtro de spam.

Ir al índice

Pedí una contraseña nueva pero no he recibido ninguna

La nueva contraseña será enviada a la dirección de correo registrada con el usuario que solicitó la nueva contraseña. Si has registrado una dirección de correo incorrecta, escribe a support@speedinvoice.net.

Ir al índice

Quiero cambiar al diseño de la factura o presupuesto

Ir al índice

Formato de fecha incorrecto

El formato de fecha es controlado por el idioma que estés usando. Para cambiar el idioma, ve a "Configuración" y luego a "Información de empresa".

Ir al índice

Cambiar la información de pago de factura

Si deseas cambiar la información de pago de tu factura, tendrás que acceder a "Configuración", "Configuración de la Empresa", "Facturas", y luego en "Información de pago de Factura".

Ir al índice

Cambiar el código de empresa

No hay forma de cambiar el código de empresa una vez que lo hayas configurado. Este código no será visible para tus clientes.

Ir al índice

No hay conexión con el servidor

Si recibes este mensaje de error cuando estés trabajando, normalmente significa que tu conexión a internet no es suficiente para soportar el tráfico al servidor. Puedes revisar si el servidor está desactivado al ingresar en www.speedinvoice2.net.

Ir al índice

Mi logo es muy pequeño o muy grande

Tu logo puede tener un máximo de 92 mm de ancho y 42 mm de altura. Puedes adjustar el tamaño dentro de esta area al añadir o substraer espacio en blanco alrededor de tu logo antes de subirlo a la aplicación.

Ir al índice

Necesito tres o cuatro decimales

SpeedInvoice solo suporta dos puntos decimales.

Ir al índice

Proveedores e inventario

SpeedInvoice no soporta proveedores, inventario o registro de almacén.

Si deseas aumentar las órdenes de compra puedes crear una segunda empresa en SpeedInvoice y registrar tus proveedores en los clientes, y renombrar la factura o presupuesto a orden de compra.

Si deseas el resumen de ventas de un artículo, ejecuta un reporte de artículo.

Ir al índice

Seguridad

Si accedes en www.speedinvoice2.com podrás ver un pequeño candado donde se encuentra el URL. Este candado verde indica que la conexión a esta página web es segura.

Nuestros servidores están almacenados con Amazon. Puedes leer más acerca de la seguridad Amazon AWSaquí.

Puedes leer más acerca de la seguridad de Apple aquí y la seguridad de Google aquí.

Ir al índice

Quiero hacer cambios a SpeedInvoice

Valoramos los aportes de nuestros clientes, pero no añadiremos administración de inventario, administración de almacén, o categorías a artículos en SpeedInvoice. Puedes escribirnos a través de support@speedinvoice.net

Ir al índice

REGLAMENTO GDPR DE LA UNIÓN EUROPEA

Resumen de RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos, RGPD, es una legislación europea que busca proteger cualquier información personal de ciudadanos europeos. Clientes deben ser informados entre las primeras 72 horas una vez que alguna brecha de datos haya sido anunciada.

Ir al índice

Acceso de datos para tus clientes

Las organizaciones deberan proveer a clientes de todos sus registros de datos personales al ser solicitados. En SpeedInvoice puedes dar a tu cliente un registro de sus datos al exportar desde www.speedinvoice2.net todas sus facturas, presupuestos y datos de usuario en general.

Ir al índice

Si un cliente quiere eliminar sus datos

Siempre podrás eliminar presupuestos que hayas hecho para un cliente, pero las facturas necesitan ser guardadas para cuando sea necesario.

Ir al índice